Asiakirjahallinto ja arkistointi

Tällä sivulla keskitytään tutkinnon järjestäjien toiminnassa kertyvien asiakirjojen arkistointiin. Tutkintotoimikuntien arkistointiohje on julkaistu Näyttötutkinto-oppaan (2016) luvussa 5.5 ja liitteessä 6.

Näyttötutkintotoiminnassa syntyvien asiakirjojen pysyvästä arkistoinnista vastaavat tutkintotoimikunnat.

Opetushallituksella ei ole toimivaltaa antaa ohjeita yksittäisen näyttötutkinnon järjestäjän asiakirjahallinnosta ja arkistoinnista.

Opetushallituksen verkkosivulta löytyy sekä tutkintotoimikuntia että tutkinnon järjestäjiä koskevia ohjeita määräyksiä ja lomakkeita.


Tutkinnon järjestäjän vastuut ja velvollisuudet
Tutkinnonjärjestäjien arkistoinnin ohjeistamisesta vastaa tavallisesti koulutuksen järjestäjän ylläpitäjä, esim. kuntayhtymä.

Muutamia asioita on hyvä ottaa huomioon.

Hyvä tiedonhallintatapa
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) velvoittaa viranomaisen noudattamaan hyvää tiedonhallintatapaa ja huolehtimaan siitä, että niiden palveluksessa olevilla on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta sekä tietojen antamisessa ja käsittelyssä noudatettavista menettelyistä.

Hyvä tiedonhallintatapa on toimintatapa, johon kuuluu toiminnan korkea taso ja hyvä laatu. Hyvän laadun vaatimus koskee ennen kaikkea viranomaisen käsittelemiä asiakirjoja ja tietoja. Näiltä vaadittavia ominaisuuksia ovat käytettävyys ja saatavuus, eheys ja virheettömyys sekä luottamuksellisuus. Asiakirjojen ja tietojen laatu varmistetaan luomalla prosessit, jotka tukevat hyvää tiedonhallintatapaa sekä huomioimalla hyvän tiedonhallintavan vaatimukset käytössä olevissa tietojärjestelmissä.

Julkisuuslain lisäksi näyttötutkinnon järjestäjien tulee huomioida muu tiedonhallintaan vaikuttava lainsäädäntö, kuten henkilötietolaki (523/1999) ja arkistolaki (831/1994). Esimerkiksi henkilötietolaki sisältää säännöksiä mm. henkilötunnuksen käytöstä ja henkilörekistereistä, jotka koskevat myös näyttötutkinnon järjestäjiä (esim. luettelo näyttötutkinnon järjestäjän käyttämistä arvioijista). Tutkinnon suorittajan henkilötunnusta voidaan käyttää vain laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. Näitä tehtäviä ovat mm. koulutuksen järjestämislupaan liittyvä tilastointi, osaamisen arviointi, oppisopimus ja erityisopetus sekä todistukset näyttötutkinnoista, näyttötutkintoihin valmistavasta koulutuksesta ja muusta ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain mukaisesta ammatillisesta lisäkoulutuksesta.

Lisätietoja em. asioista löytyy esim. valtiovarainministeriön verkkosivuilta osoitteesta www.vm.fi/julkaisut.


Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat
Näyttötutkintotoiminnassa kertyy näyttötutkinnon järjestäjille paljon erilaisia asiakirjoja, jotka on syytä arkistoida niin näyttötutkinnon järjestäjien kuin suorittajienkin mahdollista myöhempää tarvetta varten. Muodostuvia asiakirjoja ovat muun muassa:
    Sopiminen
    Näyttötutkintojen järjestämistä suunnitteleva organisaatio valmistelee tutkintotoimikunnalle seuraavat asiakirjat:
  • tutkintotoimikunnan ohjeiden mukainen näyttötutkintojen järjestämissopimus
  • näyttötutkintojen järjestämissopimuksen yhteyshenkilöt ja tutkintokohtaiset - vastuuhenkilöt –liite
  • näyttötutkinnon järjestämissuunnitelma
  • osaamisen arvioinnissa ja arviointipäätöksen tekemisessä käytettävät lomake- ja asiakirjamallit, mikäli käytössä ei ole tutkintotoimikunnan ohjeistamia yhteisiä lomakkeita ja/tai asiakirjamalleja
    Henkilökohtaistaminen
    Henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan sisällöstä säädetään valtioneuvoston asetuksessa (794/2015, muut. 575/2016) ammatilliseen aikuiskoulutukseen liittyvästä henkilökohtaistamisesta. Koulutuksen järjestäjä laatii yhdessä tutkinnon suorittajan kanssa henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan. Oppisopimuskoulutuksessa henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan laadintaan osallistuu myös tutkinnon suorittajan työnantaja. Koulutuksen järjestäjä huolehtii henkilökohtaistamista koskevan asiakirjan päivittämisestä.

    Henkilökohtaistamista koskevaan asiakirjaan merkitään ainakin seuraavat tiedot:
    1) tutkinnon suorittajan nimi;
    2) suoritettava tutkinto ja noudatettavat tutkinnon perusteet, mahdollinen osaamisala ja tutkinnon osat;
    3) tutkinnon suorittajan aiemmin hankkima ja osoittama osaaminen;
    4) tiedot niistä tutkinnon osista, jotka on ilmoitettu tutkintotoimikunnalle niiden liittämiseksi tutkintosuoritukseen;
    5) tiedot niistä tutkinnon osista, joiden tunnustamista koskeva esitys on tehty tutkintotoimikunnalle osaamisen tunnustamista varten;
    6) valmistavan koulutuksen ja muun tarvittavan ammattitaidon hankkimisen tarve sekä muut johtopäätökset;
    7) tarvittava ohjaus ja tuki;
    8) mahdollisesti tarvittavat opiskeluvalmiuksia parantavat opinnot;
    9) näyttötutkinnon järjestäjä;
    10) tutkintotilaisuuksien ajankohdat, paikat ja sisältö;
    11) arvioijat tutkinnonosittain;
    12) mahdollisen erityisen tuen tarpeen mukaiset toimenpiteet tutkintotilaisuuksien järjestelyissä.

    1–9 kohdan tulee olla kirjattuna henkilökohtaistamista koskevaan asiakirjaan hakeutumisen henkilökohtaistamisen päättyessä.


    Näyttötutkintotilaisuuksien aikana syntyvät asiakirjat
    • arviointilomakkeet ja/tai arviointipöytäkirja
    • arviointipäätös tutkinnon osan suorittamisesta
    • yhteenveto koko tutkinnon suorittamisesta
    • tutkinnon suorittajan itsearviointi
    • tutkinnon suorittajan tuottamat dokumentit
    • tutkintomaksujen tilittämiseen liittyvät asiakirjat ja tositteet
    Asiakirjat, jotka lähetetään tutkintotoimikunnalle, mutta joista näyttötutkinnon järjestäjän arkistoon jää kopiot
    • tutkintotodistus
    • todistus tutkinnon osan tai osien suorittamisesta
    • arviointipäätöksen pöytäkirja tutkinnon osan suorittamisesta
    • tutkintotoimikunnalle lähetettävä yhteenveto osatutkinnon tai koko tutkinnon suorittamisesta

    Näyttötutkintoon valmistavaan koulutukseen liittyvät dokumentit

    • opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä koulutuksen järjestämislupa
    • sopimus koulutuksen tai tutkinnon hankkijan kanssa
    • henkilökohtaistamista koskeva asiakirja
    • oppisopimus ja henkilökohtainen opiskeluohjelma
    • henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma
    • todistukset näyttötutkintoihin valmistavasta koulutuksesta ja muusta ammatillisesta aikuiskoulutuksesta annetun lain mukaisesta ammatillisesta lisäkoulutuksesta

    Asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen

    Vastuu tutkintotodistusten arkistoinnista on näyttötutkinnon järjestäjälle. Näyttötutkinnon järjestäjä ottaa kopiot allekirjoitetuista tutkintotodistuksista ja antaa tarvittaessa kopion siitä näyttötutkinnon suorittajalle. Kansallisarkisto on määrännyt (17.11.2003 KA 321/43/03) pysyvästi säilytettäviksi tutkintotodistukset ja todistukset tutkinnon osan tai osien suorittamisesta, mikäli tietoja ei ole tallennettu opintorekisteriin.

    Näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvät asiakirjat on liitettävä osaksi organisaation arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Siihen kirjataan asiakirjaryhmittäin mm. asiakirjojen säilytysajat, säilytyspaikat arkistossa ja arkistointivastuut. Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman laatimisen periaatteista löytyy arkistolaitoksen verkkosivuilta (ams-opas.fi). Niin ikään arkistolaitoksen verkkosivuilta löytyy arkistolaitoksen antamat määräykset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (arkisto.fi/fi/palvelut/normit)

    Näyttötutkinnon järjestäjällä on vastuu näyttötutkintojen järjestämisessä ja henkilökohtaistamisessa syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä vaaditun ajan. Tutkinnon suorittajaa koskevia asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin tutkinnon suorittaminen on kesken. Kun tutkintotodistus tai todistus tutkinnon osan tai osien suorittamisesta on annettu, arvioinnin oikaisun hakuaika on kulunut umpeen tai arvioinnin oikaisupyyntö on käsitelty tutkintotoimikunnassa, voidaan asiakirjat todistuksia lukuun ottamatta hävittää tai palauttaa tutkinnon suorittajalle. Tutkintosuoritusten arviointia koskevat dokumentit tulee säilyttää siinä laajuudessa, että niiden pohjalta voidaan tarvittaessa tehdä uusi arviointi. Opetushallitus suosittelee, että oppisopimusta ja sen liitteenä olevaa henkilökohtaista opiskeluohjelmaa ja henkilökohtaista opetuksen järjestämistä koskevaa suunnitelmaa säilytetään kymmenen vuoden ajan johtuen opetus- ja kulttuuritoimen rahoituslain säännöksistä.

    Tutkintosuoritusten arvioinnit ja henkilökohtaistamista koskeva asiakirja voidaan laatia sähköisessä muodossa. Arkistoitavat asiakirjat tulee olla paperimuodossa. Arkistoitavissa asiakirjoissa tulee olla hyväksymistä ja päivittämistä koskevat tiedot allekirjoituksineen ja päiväyksineen.


    Salassa pidettävät asiakirjat
    Näyttötutkinnon järjestäjien on otettava huomioon, että osa näyttötutkintojen järjestämisessä syntyvästä aineistosta on salassa pidettävää. Tällaisia asiakirjoja ovat mm. henkilökohtaistamista koskevat asiakirjat, tutkinnon suorittajien henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi, arvioijien omat muistiinpanot, mahdolliset arviointipöytäkirjat ja eräät SORA-lainsäädännön toimeenpanoon liittyvät asiakirjat. Julkisuuslain (621/1999) 24 §:ssä on luettelo asiakirjojen salassapitoperusteista. Näyttötutkintotoimintaa näistä koskevat lähinnä seuraavat kohdat:
    • 17: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja julkisyhteisön liike- tai ammattisalaisuudesta;
    • 20: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta;
    • 22: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä;
    • 25: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai työhallinnon henkilöasiakkaasta sekä tämän saamasta etuudesta tai tukitoimesta taikka sosiaalihuollon palvelusta tai työhallinnon henkilöasiakkaan palvelusta taikka tietoja henkilön terveydentilasta tai vammaisuudesta taikka hänen saamastaan terveydenhuollon ja kuntoutuksen palvelusta taikka tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta;
    • 29: asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta ja sen tuloksesta;
    • 30: oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja;
    • 31: asiakirjat, jotka sisältävät tiedon henkilön ilmoittamasta salaisesta puhelinnumerosta.
    Näyttötutkintojen järjestämiseen osallistuvien onkin hyvä tutustua huolellisesti julkisuuslaissa ja muussa lainsäädännössä mahdollisesti oleviin salassapitosäännöksiin. Salassa pidettäviä asiakirjoja on säilytettävä niin, etteivät asiattomat pääse niitä tutkimaan ja niissä on oltava merkintä salassapidosta ja salassapidon perusteesta.

    Julkisuuslain 31§ mukaan viranomaisen salassa pidettävien asiakirjojen salassapitoaika on pääsääntöisesti 25 vuotta. Mikäli salassapitotarve on pidempi tai lyhyempi, on tästä tehtävä merkintä asiakirjaan muiden salassapitoa koskevien merkintöjen yhteyteen.

Nayttotutkinnot.fi -portaalia ylläpitää Ammattitutkintoaineiston laadunvarmistus ALVAR © 2017